Hướng Dẫn Nhập Hàng Sỉ Cho Siêu Thị Tại Việt Nam
Đang xây dựng quy trình thu mua sỉ cho siêu thị? Bài viết hướng dẫn cách chọn nhà cung cấp, điều khoản hợp đồng, và cơ cấu đơn hàng đúng chuẩn.
Siêu Thị Nên Xây Dựng Quy Trình Thu Mua Sỉ Như Thế Nào?
Bạn đang quản lý hàng chục nhóm sản phẩm, mỗi nhóm có nhà cung cấp, cơ cấu giá, và lịch giao hàng khác nhau, và tất cả phải kết hợp lại thành những kệ hàng đầy đủ, giá đúng, và có lợi nhuận. Thu mua sỉ cho siêu thị không phải một kỹ năng đơn lẻ. Đó là một hệ thống với nhiều bộ phận cần vận hành ăn khớp với nhau.
Nhiều đội thu mua đặt từng đơn hàng riêng lẻ rất tốt nhưng chưa bao giờ xây dựng hệ thống nền tảng, nên mỗi đơn hàng đều tốn công sức thủ công như nhau dù đã đặt bao nhiêu lần trước đó. Bài viết này trình bày những gì một hệ thống như vậy nên bao gồm.
Bắt Đầu Từ Chiến Lược Nhóm Hàng, Không Phải Từng Đơn Hàng Riêng Lẻ
Trước khi chọn nhà cung cấp, hãy xác định mỗi nhóm sản phẩm nên vận hành như thế nào trong cửa hàng của bạn. Không phải nhóm hàng nào cũng cần cùng một cách thu mua.
Các mặt hàng thiết yếu bán chạy như dầu ăn, gạo, và sản phẩm tẩy rửa cơ bản phù hợp với hợp đồng dài hạn với giá theo sản lượng cố định
Các nhóm hàng theo mùa hoặc theo xu hướng, như một số thương hiệu bánh kẹo hoặc giỏ quà Tết, phù hợp với quan hệ nhà cung cấp linh hoạt hơn, thời hạn ngắn hơn
Sản phẩm nhãn hàng riêng hoặc thương hiệu của siêu thị cần một loại quan hệ nhà cung cấp hoàn toàn khác, xây dựng quanh hợp tác sản xuất thay vì chỉ đơn thuần là mua hàng
Lập bản đồ nhóm hàng theo cách này trước khi chọn nhà cung cấp giúp tránh một sai lầm phổ biến: ràng buộc vào hợp đồng dài hạn cứng nhắc cho nhóm hàng thực sự cần sự linh hoạt, hoặc ngược lại, xử lý nhóm hàng thiết yếu ổn định như thể cần đàm phán lại liên tục.
Cách Đánh Giá Nhà Cung Cấp Sỉ
Ổn Định Tài Chính Và Vận Hành
Hỏi nhà cung cấp đã hoạt động ở quy mô hiện tại bao lâu, không chỉ công ty tồn tại bao lâu
Yêu cầu tham chiếu từ ít nhất hai khách hàng bán lẻ khác có quy mô tương đương với hoạt động của bạn
Hiểu công suất sản xuất hoặc nhập khẩu của họ so với sản lượng đơn hàng bạn đang cân nhắc, vì nhà cung cấp đang vận hành gần mức trần sẽ có rất ít khả năng đáp ứng khi bạn tăng trưởng
Cơ Cấu Giá
Làm rõ giá có cố định trong thời hạn hợp đồng hay có thể thay đổi theo chi phí nguyên liệu, điều này rất quan trọng với các nhóm hàng gắn với nguyên liệu biến động như dầu ăn hoặc sản phẩm giấy
Hiểu rõ toàn bộ cơ cấu chi phí, bao gồm phí giao hàng, phạt đơn hàng tối thiểu, và điều khoản thanh toán, không chỉ giá đơn vị được nêu ra ban đầu
Hỏi về mức chiết khấu theo sản lượng bậc thang và ngưỡng nào thì giá được cải thiện
Hậu Cần Và Độ Tin Cậy
Xác nhận thời gian giao hàng tiêu chuẩn, và quan trọng hơn, hiệu suất giao hàng đúng hạn theo lịch sử
Hỏi cách nhà cung cấp xử lý giao hàng trong mùa mưa Việt Nam hoặc quanh các dịp lễ lớn khi hậu cần đường bộ và vận chuyển chậm lại trên toàn quốc
Hiểu quy trình xử lý hàng hư hỏng hoặc giao thiếu của họ
Xây Dựng Hợp Đồng Sỉ
Một thỏa thuận sỉ được xây dựng tốt nên bao gồm nhiều hơn chỉ giá cả. Tối thiểu nên có:
Cam kết sản lượng rõ ràng từ cả hai phía, để nhà cung cấp có thể lên kế hoạch sản xuất và nhà bán lẻ được ưu tiên trong giai đoạn nhu cầu cao
Tiêu chuẩn chất lượng rõ ràng và quy trình xử lý lô hàng không đạt chuẩn, tốt nhất nên tham chiếu cùng checklist dùng khi thẩm định nhà cung cấp
Điều khoản thanh toán khớp với chu kỳ dòng tiền của bạn, dù là 30 ngày, 60 ngày, hay cơ cấu khác phổ biến trong nhóm hàng của bạn
Lịch trình gia hạn hoặc đàm phán lại rõ ràng, để giá và điều khoản không âm thầm tiếp tục vô thời hạn mà không được rà soát
Ví Dụ Thực Tế: Cơ Cấu Đơn Hàng Cho Chuỗi Siêu Thị Vùng
Hãy hình dung một chuỗi siêu thị quy mô vừa hoạt động ở nhiều tỉnh Đồng bằng sông Cửu Long. Với nhóm hàng thiết yếu như nước rửa chén và sản phẩm tẩy rửa, chuỗi có thể ký hợp đồng 12 tháng với nhà cung cấp chính ở mức giá cố định, cam kết sản lượng được rà soát mỗi quý. Với nhóm hàng theo mùa như giỏ quà Tết, cùng chuỗi này lại nên làm việc với hai hoặc ba nhà cung cấp theo thỏa thuận ngắn hạn 3 tháng, cho phép linh hoạt điều chỉnh theo xu hướng bán hàng đầu mùa mỗi năm. Áp dụng cùng cơ cấu hợp đồng 12 tháng cứng nhắc cho cả hai nhóm hàng sẽ khiến chuỗi hoặc cam kết quá mức với nhóm theo mùa, hoặc không tận dụng được lợi thế đàm phán giá với nhóm ổn định.
Nên Dùng Bao Nhiêu Nhà Cung Cấp Cho Mỗi Nhóm Hàng?
Với nhóm hàng khối lượng lớn, thiết yếu, nên duy trì ít nhất một nhà cung cấp dự phòng đã được thẩm định dù chỉ nhận phần đơn hàng nhỏ, để sự cố với nhà cung cấp chính không làm ngưng trệ toàn bộ nhóm hàng
Với nhóm hàng nhỏ hơn hoặc ít rủi ro hơn, một mối quan hệ nhà cung cấp mạnh thường hiệu quả hơn quản lý nhiều nhà cung cấp cho lợi ích không đáng kể
Tránh chia nhỏ đơn hàng quá nhiều cho nhiều nhà cung cấp trong cùng một nhóm hàng, vì điều này làm yếu vị thế đàm phán của bạn với từng bên
Thiết Lập Lịch Thu Mua
Lập điểm đặt hàng lại cho mọi mã sản phẩm cốt lõi dựa trên tốc độ bán và thời gian giao hàng của nhà cung cấp, thay vì đặt hàng theo phản ứng bị động
Dàn đều các đợt rà soát nhóm hàng lớn trong năm thay vì gia hạn tất cả hợp đồng cùng lúc, giúp phân bổ khối lượng đàm phán và tránh rủi ro nguồn cung đồng thời nếu nhiều hợp đồng hết hạn cùng lúc
Đưa các mốc kiểm tra vào trước các đợt nhu cầu tăng đã biết trước, đặc biệt là 8 đến 10 tuần trước Tết, khi công suất nhà cung cấp ở gần như mọi nhóm hàng đều bị siết chặt
Sai Lầm Thường Gặp Trong Thu Mua Sỉ Của Siêu Thị
Áp dụng cùng thời hạn hợp đồng và cách đàm phán cho mọi nhóm hàng, bất kể nhóm đó ổn định hay biến động thế nào
Không chính thức hóa thỏa thuận miệng về giá hoặc sản lượng, dẫn đến tranh chấp sau này khi trí nhớ về điều khoản ban đầu khác nhau giữa người mua và nhà cung cấp
Không theo dõi hiệu suất nhà cung cấp một cách hệ thống, thay vào đó dựa vào ấn tượng chung chung có thể không phản ánh đúng dữ liệu giao hàng và chất lượng thực tế
Tự động gia hạn hợp đồng mà không kiểm tra xem giá thị trường đã thay đổi kể từ lần đàm phán trước hay chưa
Rà Soát Hiệu Suất Nhà Cung Cấp Đều Đặn
Theo dõi tỷ lệ giao hàng đúng hạn, độ chính xác đơn hàng, và tần suất vấn đề chất lượng cho mỗi nhà cung cấp chính theo quý
Sử dụng dữ liệu này trong các cuộc đàm phán gia hạn hợp đồng thay vì chỉ dựa vào lịch sử quan hệ hoặc cảm tính
Chia sẻ phản hồi hiệu suất trực tiếp với nhà cung cấp. Nhiều bên sẵn sàng điều chỉnh cách làm việc để giữ một khách hàng bán lẻ lớn, nhưng chỉ khi họ biết cụ thể điều gì chưa đạt yêu cầu
Hướng Đến Một Hệ Thống Hiệu Quả Hơn
Mục tiêu của hệ thống thu mua sỉ không phải là loại bỏ hoàn toàn việc đàm phán hay giám sát. Mà là giảm khối lượng công sức thủ công, lặp lại cho các nhóm hàng thông thường, để đội ngũ của bạn tập trung vào những nhóm hàng và quan hệ nhà cung cấp thực sự cần quản lý chủ động.
Nếu bạn đang xây dựng hoặc tái cấu trúc quy trình thu mua sỉ cho siêu thị và muốn có góc nhìn thứ hai về chiến lược nhóm hàng hoặc hợp đồng nhà cung cấp, đội ngũ chúng tôi rất sẵn lòng cùng bạn xem xét.