Giảm Chi Phí Tồn Kho Mà Không Thiếu Hàng
Vốn bị chôn quá nhiều trong tồn kho nhưng vẫn hết những mặt hàng quan trọng? Tìm hiểu cách giảm chi phí lưu kho mà không tăng rủi ro hết hàng.
Làm Sao Giảm Chi Phí Tồn Kho Mà Không Để Kệ Hàng Trống?
Kho hàng của bạn đầy ắp, vốn của bạn bị chôn trong đó, vậy mà một số mặt hàng bán chạy nhất vẫn hết đúng vào thời điểm tệ nhất. Đây không phải nghịch lý. Đó là dấu hiệu cho thấy tồn kho đang được quản lý theo số lượng thay vì theo mô hình nhu cầu thực tế, và là một trong những sự thiếu hiệu quả phổ biến nhất trong hoạt động bán lẻ quy mô nhỏ và vừa.
Vì Sao Nhiều Tồn Kho Hơn Không Đồng Nghĩa Quản Lý Tồn Kho Tốt Hơn
Giữ hàng tồn dư cảm giác như một lưới an toàn, nhưng đi kèm chi phí thực sự: vốn bị chôn có thể dùng cho việc khác, không gian lưu trữ có thể chứa sản phẩm hoạt động tốt hơn, và rủi ro hết hạn hoặc hư hỏng cho các mặt hàng nằm quá lâu. Đồng thời, thiếu hàng cũng tạo ra chi phí riêng qua mất doanh số và sự thất vọng của khách hàng. Mục tiêu không phải tối thiểu hóa hay tối đa hóa tồn kho, mà là khớp mức tồn kho với mô hình bán hàng thực tế cho từng mặt hàng cụ thể.
Xác Định Chi Phí Tồn Kho Của Bạn Thực Sự Đến Từ Đâu
Tính chi phí lưu kho theo từng nhóm hàng, bao gồm không gian lưu trữ, vốn bị chôn, và rủi ro hư hỏng hoặc lỗi thời, thay vì xem chi phí tồn kho là một con số duy nhất không phân biệt
Xác định mã sản phẩm cụ thể nào liên tục tồn dư so với những mã liên tục thiếu hụt, vì một chiến lược tồn kho pha trộn duy nhất trên toàn danh mục thường không phục vụ tốt cho cả hai nhóm
Rà soát bao nhiêu không gian lưu trữ của bạn bị chiếm bởi các mặt hàng bán chậm so với đóng góp doanh thu của chúng, vì không gian lưu trữ đẹp bị chiếm bởi sản phẩm luân chuyển thấp là chi phí ẩn nhiều nhà bán lẻ không tính trực tiếp
Phương Pháp ABC Để Ưu Tiên Sự Chú Ý Đến Tồn Kho
Nhóm A: mặt hàng bán chạy nhất, doanh thu cao nhất của bạn, thường 15 đến 20% mã sản phẩm tạo ra phần lớn doanh thu, xứng đáng được theo dõi tồn kho cẩn thận, thường xuyên nhất
Nhóm B: các mặt hàng ở mức trung bình cần rà soát định kỳ nhưng không cần chú ý liên tục
Nhóm C: mặt hàng bán chậm chôn vốn và không gian không tương xứng với đóng góp của chúng, thường là ứng viên tốt nhất để giảm mức tồn kho hoặc ngừng kinh doanh
Áp dụng kiểu chú ý phân tầng này, thay vì xử lý mọi mã sản phẩm với tần suất rà soát như nhau, tập trung thời gian và sự chú ý hạn chế của bạn vào nơi thực sự quan trọng nhất.
Giảm Chi Phí Cho Mặt Hàng Bán Chạy Mà Không Rủi Ro Hết Hàng
Đàm phán giao hàng thường xuyên hơn, số lượng nhỏ hơn từ nhà cung cấp cho các mặt hàng luân chuyển cao nhất của bạn, giảm lượng vốn nằm trong tồn kho tại bất kỳ thời điểm nào trong khi vẫn duy trì tính sẵn có ổn định
Đặt điểm đặt hàng lại rõ ràng dựa trên tốc độ bán thực tế và lộ trình giao hàng của nhà cung cấp, thay vì đặt hàng lại theo phản ứng bị động khi kệ trông trống
Xây dựng biên dự phòng an toàn nhỏ dành riêng cho mặt hàng luân chuyển cao, vì hết hàng ở sản phẩm bán chạy nhất của bạn tốn kém hơn về doanh thu mất đi so với chi phí lưu kho của một biên dự phòng khiêm tốn
Giảm Chi Phí Cho Mặt Hàng Bán Chậm
Giảm số lượng đặt hàng và tần suất đặt hàng lại cho các mã sản phẩm liên tục bán chậm, thay vì duy trì mức tồn kho tương tự theo thói quen
Cân nhắc kết hợp mặt hàng bán chậm với mặt hàng phổ biến để tiêu thụ hàng tồn dư mà không cần giảm giá trực tiếp làm hao mòn biên lợi nhuận
Đánh giá liệu các mặt hàng bán chậm cụ thể có nên ngừng kinh doanh hoàn toàn, giải phóng cả vốn lẫn không gian kệ cho các lựa chọn thay thế hoạt động tốt hơn
Ví Dụ Thực Tế Cho Cửa Hàng Bán Lẻ Việt Nam
Hãy hình dung một cửa hàng tiện lợi ở Hải Phòng nơi miếng rửa chén và sản phẩm tẩy rửa cơ bản bán đều đặn mỗi tuần, nhưng một sản phẩm tẩy rửa đặc biệt nhập khẩu cụ thể chỉ bán được vài đơn vị mỗi tháng trong khi chiếm không gian kệ đáng kể. Giảm tần suất và số lượng đặt hàng cho sản phẩm đặc biệt bán chậm, trong khi chuyển sang đơn hàng nhỏ hơn, thường xuyên hơn cho miếng rửa chén bán chạy, giảm tổng vốn bị chôn trong tồn kho mà không tăng rủi ro thiếu các sản phẩm khách hàng thực sự mua thường xuyên.
Dùng Dữ Liệu Bán Hàng Để Đặt Điểm Đặt Hàng Lại Thông Minh Hơn
Tính tốc độ bán trung bình hằng tuần hoặc hằng tháng cho mỗi mã sản phẩm cốt lõi dựa trên ít nhất 90 ngày dữ liệu, thay vì dựa vào ấn tượng chung chung
Tính đến lộ trình giao hàng của nhà cung cấp cụ thể, vì lộ trình dài hơn cần biên dự phòng an toàn lớn hơn để tránh hết hàng trong khoảng thời gian đặt hàng lại
Điều chỉnh điểm đặt hàng lại theo mùa cho các mặt hàng có biến động nhu cầu đã biết, như sản phẩm tẩy rửa tăng vọt trước Tết, thay vì áp dụng công thức cố định quanh năm
Mô Hình Theo Mùa Của Việt Nam Ảnh Hưởng Thế Nào Đến Chiến Lược Tồn Kho
Xây dựng mức tồn kho cao hơn trước các đợt tăng nhu cầu đã biết trước như Tết, mùa tựu trường, hoặc các sự kiện mua sắm lớn, vì thiếu hàng trong những giai đoạn này tốn kém hơn về doanh thu mất đi so với chi phí lưu kho hàng dư trong vài tuần
Giảm mức tồn kho trong các giai đoạn chậm dễ dự đoán thay vì duy trì mức tồn kho mùa cao điểm quanh năm
Theo dõi hiệu suất nhóm hàng cụ thể qua các mùa khác nhau trong nhiều năm, vì các mô hình thường trở nên đáng tin cậy và hữu ích hơn cho việc lập kế hoạch sau hai hoặc ba chu kỳ dữ liệu
Công Nghệ Và Hệ Thống Hỗ Trợ Mà Không Cần Đầu Tư Lớn
Ngay cả một bảng tính cơ bản theo dõi tốc độ bán và điểm đặt hàng lại theo mã sản phẩm, cập nhật hằng tuần, cũng cải thiện đáng kể việc ra quyết định so với đặt hàng hoàn toàn theo phản ứng bị động
Với cửa hàng có số lượng mã sản phẩm cao hơn, phần mềm quản lý tồn kho tự động báo điểm đặt hàng lại giảm gánh nặng theo dõi thủ công, dù khoản đầu tư nên phù hợp với độ phức tạp thực tế của tồn kho bạn, không phải cửa hàng nhỏ nào cũng cần phần mềm cấp doanh nghiệp
Kiểm kê vật lý định kỳ, ngay cả đơn giản, phát hiện sai lệch giữa tồn kho ghi nhận và thực tế có thể làm sai lệch tính toán đặt hàng lại của bạn theo thời gian nếu không được kiểm tra
Sai Lầm Thường Gặp Khi Cố Giảm Chi Phí Tồn Kho
Cắt giảm mức tồn kho đồng đều trên mọi sản phẩm thay vì nhắm cụ thể vào các mặt hàng thực sự bán chậm
Giảm biên dự phòng an toàn ở mặt hàng luân chuyển cao để tiết kiệm chi phí lưu kho, thường tốn kém hơn về doanh số mất đi so với số tiết kiệm được
Không điều chỉnh theo biến động nhu cầu theo mùa, dẫn đến hết hàng trong các giai đoạn cao điểm dễ dự đoán
Không theo dõi dữ liệu bán hàng thực tế, thay vào đó dựa vào ấn tượng chung chung không phản ánh mô hình nhu cầu hiện tại
Xây Dựng Thói Quen Rà Soát Tồn Kho Bền Vững
Lên lịch rà soát hằng tháng cho 20 mã sản phẩm hàng đầu theo doanh thu, kiểm tra tốc độ bán so với mức tồn kho hiện tại
Rà soát nhẹ hơn hằng quý cho toàn bộ danh mục, xác định ứng viên để giảm đặt hàng hoặc ngừng kinh doanh
Xem lại điều chỉnh theo mùa hằng năm, tinh chỉnh dựa trên hiệu suất thực tế năm trước thay vì giả định
Nếu bạn đang cố điều chỉnh mức tồn kho cho phù hợp mà không rủi ro hết hàng ở các sản phẩm bán chạy nhất, đội ngũ chúng tôi có thể giúp bạn cân nhắc cách tiếp cận thực tế dựa trên mô hình bán hàng cụ thể của mình.